Przepisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów odnośnie prowadzenia KPiR z dnia 26 sierpnia 2003 roku informują nas o tym, że wyposażenie stanowią rzeczowe składniki majątku, które wiążą się z wykonywaną działalnością, które zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym, nie zostały zaliczone do środków trwałych.
Wyposażenie, którego początkowa wartość przekracza 1500 zł, aczkolwiek nie przekracza 10 000 zł, a jej przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok – podlega ewidencji. Jeżeli natomiast wartość danego składnika majątku jest niższa od tej, która została określona w przepisach, wówczas wyposażenie nie podlega ewidencji. Do prowadzenia ewidencji wyposażenia zobowiązani są podatnicy, którzy rozliczają się na podstawie zryczałtowanego podatku oraz rozliczający się na podstawie KPiR.
Mimo, iż przepisy nie określają jednej formy prowadzenia ewidencji wyposażenia, powinny się w niej znaleźć informacje takie, jak:
- numer ewidencyjny,
- data nabycia wyposażenia,
- numer faktury/rachunku,
- nazwę wyposażenia,
- cenę zakupu/koszt wyposażenia,
- numer, pod którym dane wyposażenie wpisano w księdze,
- datę likwidacji/sprzedaży/darowizny wyposażenia,
- powód pozbywania się danego wyposażenia.