W jednostce gospodarczej każda operacja powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem zawierającym jej opis. Dokumenty te nazywane są dowodami księgowymi. Należycie wystawiony dowód jest podstawą do ujęcia go w odpowiedniej ewidencji.
Dowody księgowe dzielą się na:
-
zewnętrzne obce - otrzymane od zewnętrznych kontrahentów,
-
zewnętrzne własne - wystawione przez jednostkę i przekazane w oryginale kontrahentowi,
-
wewnętrzne - dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz jednostki.
Podmiot prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest wprowadzić do Ksiąg Rachunkowych każde zdarzenie zaistniałe czasie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Z powodu tego występują również dowody źródłowe i wtórne.
Dowód źródłowy to innymi słowy pierwotny. Stanowi pierwsze pisemne stwierdzenie faktu zaistnienia i dokonania operacji gospodarczej. Najczęściej powstają zaraz po zaistnieniu zdarzenia.
Dowód wtórny innymi słowy zbiorczy sporządzany jest na podstawie kilku dowodów źródłowych. Przykładem takiego dokumentu jest Raport Kasowy.
Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości art. 20 ust. 3 postawą zapisów mogą być również dowody:
-
zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
-
korygujące poprzednie zapisy,
-
zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu zewnętrznego oraz dowody rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.